Manajemen Pengetahuan Vs Manajemen Informasi

Beberapa tahun belakangan ini, istilah knowledge management (KM) menjadi bahasan di banyak disiplin ilmu, terutama yang terkait dengan manajemen dan teknologi informasi. Bahkan kini, istilah KM pun mulai menenggelamkan popularitas istilah information management (IM). 

Masalahnya adalah apa sebetulnya perbedaan karakteristik dua istilah ini? Bagaimana penerapannya dalam dunia teknologi informasi? 

Untuk itu, harus dimulai dengan melihat definisi KM dan IM dengan mempelajari hal yang lebih mendasar, yaitu definisi information dan knowledge. 

F.N. Teskey dalam tulisannya, "User Models and World Models for Data, Information, and Knowledge", memberikan model: 

Data –> Informasi –> Pengetahuan 

Menurut Teskey, data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; ia merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antarentitas. Pengetahuan merupakan model yang digunakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia. 

Model yang hampir sama ditawarkan Mike Powell dalam bukunya, Information Management for Development Organizations. Menurut Powell, data adalah koleksi terstruktur dari kumpulan fakta (structured collection of quantitative facts), informasi adalah data atau fakta dengan arti (data or facts with meaning) dan pengetahuan merupakan hasil atau keluaran atau nilai dari informasi (producing significance or value from information). Model lain yang mirip juga dikemukakan Nathan Shedroff, seperti dikutip oleh Richard Saul Wurman dalam Information Anxiety 2. Bahkan Shedroff menambahkan satu lagi tahap sesudah pengetahuan, yaitu kebijaksanaan (wisdom). 

Menurut penulis, model Data –> Information –> Knowledge (DIK) di atas mempunyai beberapa kelemahan. Pertama, data dianggap sesuatu yang bebas nilai. Artinya, proses pengambilan suatu fakta menjadi data dianggap bebas nilai sampai ia diinterpretasikan menjadi informasi. Bagi para sosiolog aliran konstruksionis, definisi data seperti di atas tidak tepat. Bagi mereka, fakta tidak dibentuk secara ilmiah, tetapi merupakan sesuatu yang dibentuk atau dikonstruksi. Setiap orang bisa mempunyai konstruksi yang berbeda-beda atas suatu fakta, tergantung pada pengalaman, preferensi, pendidikan tertentu, dan lingkungan pergaulan atau sosial tertentu. Berarti, sudah ada proses interpretasi manusia melalui pengetahuan sebelumnya dalam mengumpulkan data (Eriyanto, Analisis Framing, 2002). 

Kedua, model di atas tidak memberi batasan yang jelas kapan sesuatu itu dianggap informasi, kapan sesuatu itu sudah bisa dianggap pengetahuan. Kalau kita mendapat pesan bahwa "Air yang dipanaskan pada suhu mendidih 100 derajat Celsius bisa mematikan kuman. Dan bila kuman tersebut mati, penyakit kolera akan sulit berkembang", apakah ini suatu informasi atau pengetahuan? Batasannya sangat tidak jelas. 

Dengan alasan-alasan di atas, penulis menawarkan model lain dalam membedakan antara informasi dan pengetahuan. 

- Informasi adalah sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi yang ada. 
- Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada di dalam pikiran kita. 
- Informasi sama dengan pengetahuan yang dibagi atau telah dikomunikasikan melalui berbagai media yang ada. 

Dengan pembedaan yang lebih jelas antara information dan knowledge, selanjutnya kita mulai definisikan IM dan KM. IM adalah teknik pengaturan atau organisasi agar informasi mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi, antara lain, pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, dan temu kembali informasi. 

Sementara itu, KM adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran (learning environment), sehingga orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan, antara lain, pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi), dan berbagi pengetahuan. 

Secara sederhana dapat disimpulkan, KM mengurusi agar manusia di dalamnya terus produktif belajar dan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang dimiliki. Adapun IM mengurusi informasi agar terkumpul, terorganisasi, dan mudah dicari serta digunakan. Informasi akan menjadi input bagi orang lain dan diolah menjadi pengetahuan baru.