TEKNOLOGI INFORMASI PERAN DAN FUNGSINYA DALAM DUNIA PERPUSTAKAAN

Pendahuluan

Makalah ini ditulis sebagai bahan ceramah dalam acara "Forum Komunikasi D-III Perpustakaan Fisipol UGM" yang bertujuan untuk mempersiapkan mahasiswa sebagai calon pustakawan profesional dalam era informasi, pada hari Sabtu 20 September 1997, di Ruang Seminar Fisispol UGM. Mengacu pada tujuan tersebut, makalah ini disusun dari dua arah. Pertama, sekilas mengkaji kegiatan pelayanan perpustakaan; kedua, membahas perkembangan teknologi informasi; dan ketiga mempertemukan tuntutan pelayanan perpustakaan yang didukung oleh kemajuan teknologi informasi. Dalam makalah ini, istilah teknologi informasi diartikan sebagai perpaduan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi.

Sekilas Kegiatan Pelayanan Perpustakaan

Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:
Pengadaan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan.
Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label, dan katalogosasi.
Pemberian layanan: antara lain, penempatan pustaka di rak, pengeluaran pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula: mencarikan pustaka atas permintaan pengguna layanan.
Pemeliharaan pustaka: perbaikan dari kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak, penyimpanan dalam media lain (misal: dari buku ke CD-ROM).

Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan ruang beserta sarana-prasarana yang diperlukan untuk kegiatan penggunaan layanan perpustakaan.

Dari sisi pengguna layanan, terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut:
Mencari pustaka: mencari dari katalog, menelusuri rak-rak buku.
Membaca/memanfaatkan pustaka (di ruang perpustakaan)
Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan)

Seringkali pengguna layanan juga melakukan kegiatan menyalin isi pustaka dengan cara menulis di buku catatannya atau mengfotokopi isi pustaka. Selain itu, sering pula pengguna layanan meminta bantuan staf perpustakaan untuk mencari pustaka.

Pustaka yang dimaksud di atas meliputi media cetak (antara lain: buku, majalah, surat kabar), media elektronis (antara lain: berkas elektronis di disk, CD, internet) dan media foto/slide.

Perkembangan Teknologi Informasi

Seperti dijelaskan di atas, teknologi informasi merupakan gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi data. Teknologi komputer, secara umum, dapat dikatakan terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras terdiri dari:
Peralatan pemasukan data (input): antara lain, keyboard, bar code scanner
Peralatan pengolahan data (processor): CPU (Central Processing Unit)
Peralatan penampilan keluaran data (output): layar/monitor, pencetak/printer
Penyimpanan data (storage): disket, hardisk, CD.

Kemajuan teknologi perangkat keras cenderung menuju pengecilan ukuran perangkat keras, tetapi dibarengi oleh peningkatan kecepatan pengolahan dan penampilan data serta pelipatgandaan kapasitas penyimpanan. Selain itu, harga semakin relatif lebih murah.

Untuk mengendalikan perangkat keras diperlukan perangkat lunak. Secara umum, perangkat lunak dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu yang pertama: kelompok aplikasi umum, dan yang kedua: aplikasi khusus. Aplikasi umum digunakan oleh "semua" kegiatan, antara lain meliputi:
Perangkat lunak pengolah kata (word processor): untuk menyusun dokumen tertulis/naratif.
Perangkat lunak pengolah angka (spreadsheet): untuk melakukan perhitungan dan membuat grafik dari hitungan.
Perangkat luank pengolah data (database): untuk melakukan pemasukan, pengolahan, pengorganisasian, penyimpanan dan pengambilan kembali data, secara cepat dan akurat.
Perangkat lunak pengolah gambar: untuk membuat gambar dan mengolah foto menjadi gambar elektronis yang mudah diubah-ubah.
Perangkat lunak presentasi multimedia.

Selain aplikasi yang umum, banyak terdapat pula aplikasi yang khusus dibuat untuk kegiatan tertentu, misal: perangkat lunak sirkulasi pustaka.

Data kepustakaan pada saat ini dapat diakses dari jarak jauh lewat kabel atau udarra (gelombang radio) dengan memanfaatkan teknologi komunikasi. Dengan berbekal komputer dan modem serta sambungan telpon, seseorang dapat menelusuri kepustakaan besar di dunia dari jarak jauh (dengan fasilitas internet). Akses dengan teknologi komunikasi semakin cepat dan berkapasitas semakin besar yang memungkinkan pengiriman gambar secara multi media dan interaktif.

Pelayanan Perpustakaan didukung Kemajuan Teknologi Informasi

Seperti dijelaskan dimuka, kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Pada kedua sisi dibahas pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung tiap kegiatan.

Dari sisi penyedia layanan, pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:
Pengadaan bahan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian / pengumpulan

Pencarian informasi pustaka yang dijual oleh penerbit di dunia dapat dilakukan lewat akses internet; demikian juga, pemesanan maupun pembelian/pembayarannya dapat dilakukan lewat internet.
Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label dan katalogisasi

Penyiapan pustaka dapat lebih lancar dan terintegrasi dengan memanfaatkan perangkat lunak umum (olah kata dan olah angka) maupun dengan perangkat lunak yang khusus dibuat untuk mendukung pengolahan pustaka.
Pemberian layanan

Pemberial layanan sirkulasi dan pencarian pustaka dapat didukung oleh suatu sistem informasi yang khusus dibuat untuk itu.
Pemeliharaan pustaka

Penyimpanan pustaka dari bentuk buku ke dalam media berupa CD dapat dilakukan dengan teknologi komputer.

Dalam era informasi, perpustakaan perlu mempunyai ruang-ruang komputer yang dilengkapi dengan jaringan komunikasi data (LAN dan akses internet) serta CD-ROM berisi informasi pustaka.

Dari sisi pengguna layanan, kemajuan teknologi informasi perlu dimanfaatkan untuk mendukung beberapa kegiatan sebagai berikut:
Pencarian pustaka lewat katalog dapat dilakukan dengan bantuan suatu sistem informasi perpustakaan
Pembacaan/pemanfaatan pustaka (di ruang perpustakaan) tidak hanya dilakukan terhadap media cetak tetapi juga terhadap media elektronis (CD-ROM), disket, hardisk) dengan bantuan sistem komputer dan teknologi komunikasi data. Dengan memanfaatkan akses jarak jauh (LAN, WAN, Internet), pengguna layanan perpustakaan tidak harus berada dibangunan perpustakaan, tapi dapat berada dimanapun untuk membaca/memanfaatkan layanan perpustakaan (situasi ini biasa disebut sebagai virtual library- lihat Smith dkk, 1995).
Peminjaman pustaka di era informasi tidak lagi dibatasi oleh koleksi perpustakaan setempat, tapi mendunia (karena pustaka berupa berkas elektronis). Situasi seperti ini disebut sebagai library without walls.

Untuk menyalin isi pustaka elektronis (CD-ROM, berkas internet) dapat dilakukan dengan mengkopinya ke disket milik pengguna.

Penutup: Aplikasi Teknologi Informasi Sistem Perpustakaan di UGM di masa depan

Kemajuan teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam layanan perpustakaan untuk lebih memperlancar, mempercepat dan mempernyaman layanan. Dengan teknologi informasi, semua koleksi pustaka di beberapa perpustakaan yang berjauhan dapat diintegrasikan sehingga mempermudah pencarian pustaka oleh pengguna dari manapun.

Selain keuntungan dari teknologi informasi di atas, beberapa hal masih perlu mendapat perhatian kita di UGM, antara lain:
Keterbatasan ketersediaan data untuk pengadaan perangkat teknologi informasi;
Kebiasaan membaca dikalangan kita yang belum tinggi;
Peran fakultas yang masih kuat (desentralisasi).

Faktor-faktor di atas, mendorong Dewan Pembina Perpustakaan (DPP) UGM (dalam draft Rencana Strategis Pelayanan Perpustakaan di UGM,1997) untuk mengusulkan suatu sistem pelayanan berklaster (cluster). Dalam sistem ini, diusulkan di UGM akan ada satu perpustakaan utama (research library) dan lima perpustakaan klaster (terdiri dari klaster-klaster: ilmu-ilmu Alam dan Matematika, Ilmu-ilmu Teknik, Ilmu-ilmu Kesehatan, Ilmu-ilmu Pertanian, dan Ilmu-ilmu Sosial dan Humaniora). Keenam perpustakaan ini akan dihubungkan oleh jaringan komunikasi data internal UGM (intranet) dan dunia (internet). Setiap perpustakaan klaster ditempatkan mendekati fakultas-fakultas yang dilayani (mendekati pengguna). Tiap perpustakaan klaster juga dilengkapi dengan ruang-ruang komputer, kantin, toko alat tulis/buku/fotokopi, dan ruang wadah kegiatan mahasiswa. Dengan demikian, diharapkan tiap perpustakaan klaster akan dapat menjadi pusat-pusat kegiatan mahasiswa dalam stidu di Universitas. Dalam sistem pelayanan klaster ini, dengan memanfaatkan teknologi informasi, tiap penguna suatu perpustakaan klaster dapat mengakses koleksi perpustakaan klaster lainnya secara elaktronis.

Dengan pelayanan terintegrasi lintas fakultas dan lintas klaster ini diharapkan interaksi antar ilmu makin kuat yang akan memberikan suasana lebih baik bagi suburnya pendidikan S2 dan S3 (untuk menuju Visi UGM yang akan lebih mendorong tumbuh-pesatnya pendidikan S2 dan S3 di UGM). Visi UGM lainnya untuk mewujudkan UGM menjadi "research university" didukung oleh pemfungsian Perpustakaan Utama (yang saat ini berupa Perpustakaan Pusat) sebagai perpustakaan penelitian (research library) yang mengkoleksi hasil-hasil penelitian dari pusat-pusat studi maupun dari lembaga-lembaga penelitian lainnya dan dokumen terbitan pemerintah.

Daftar Pustaka

Dewan Pembina Perpustakaan UGM, 1997.Rencana Strategis Pelayanan Perpustakaan di UGM 1996-2005, Draft April 1997. DPP UGM, Yogyakarta.

Smith, A.M.; Owen, A; dan Reece, M (editors). 1995. The internet Unleashed 1996. Sam-net Publications, Indianapolis, IN. (Terutama Part VIII: Using the Internet : Libraries).