Salah Kaprah Perpustakan Dijital di Indonesia

Salah satu tema populer beberapa tahun belakangan ini di dunia dokumentasi adalah tentang perpustakaan dijital (digital library). Tema ini populer seiring dengan makin maraknya penerbitan elektronik dan mudahnya orang untuk membuat dokumen elektronik. Di Indonesia, sistem perpustakaan dijital banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi. Ini dapat dimaklumi karena perguruan tinggi mempunyai banyak konten berharga seperti skripsi, tesis dan disertasi.

Untuk membangun sistem perpustakaan dijital, ada banyak aplikasi yang bisa digunakan, baik yang komersial maupun yang OpenSource. Di Indonesia, yang paling populer adalah Ganesha Digital Library (GDL) dengan lisensi GNU/GPL (www.gnu.org). GDL dibuat oleh KMRG (Knowledge Management Research Group) ITB. Sosialisasi GDL dilakukan dengan membuat inisiatif yang diberi nama Indonesia Digital Library Network (IndonesiaDLN). Sayangnya gaung inisiatif ini tidak lagi sekencang dulu.

Setelah sekian lama implementasi perpustakaan dijital di Indonesia, ada beberapa kesalahkaprahan terjadi yang menarik untuk didiskusikan.

Pertama, ternyata masih banyak orang (termasuk para pustakawan) yang belum bisa membedakan dan masih mencampuradukkan antara konsep “Perpustakaan Dijital” dengan “Automasi Perpustakaan” (library automation). Penulis pernah dimintai tolong untuk memberikan demo aplikasi perpustakaan dijital, ternyata yang diinginkan adalah aplikasi automasi perpustakaan. Seorang teman penulis –seorang web programmer– memberi nama aplikasi buatannya sebagai digital library, padahal yang dibuat hanyalah katalog terpasang (online catalog).

Sebenarnya apa perbedaan mendasar sistem automasi perpustakaan dengan perpustakaan dijital? Sistem automasi perpustakaan adalah implementasi teknologi informasi pada pekerjaan-pekerjaan administratif di perpustakaan agar lebih efektif dan efisien. Apa saja yang termasuk pekerjaan administratif di perpustakaan. Diantaranya: pengadaan, pengolahan, sirkulasi (peminjaman, pengembalian), inventarisasi, dan penyiangan koleksi, katalog terpasang, manajemen keanggotaan, pemesanan koleksi yang sedang dipinjam, dan lain-lain. Sedangkan sistem perpustakaan dijital adalah implementasi teknologi informasi agar dokumen dijital bisa dikumpulkan, diklasifikasikan, dan bisa diakses secara elektronik. Secara sederhana dapat dianalogikan sebagai tempat menyimpan koleksi perpustakaan yang sudah dalam bentuk dijital.

Kedua adalah masalah aksesibilitas. Sistem perpustakaan dijital dirancang agar koleksi perpustakaan lebih mudah diakses dan jangkauan aksesnya lebih luas. Yang terjadi di Indonesia, koleksi dijital justru lebih sulit diakses daripada koleksi tercetak (printed). Bukan karena keterbatasan infrastruktur, tetapi karena kebanyakan pengelola perpustakaan dijital masih takut atau bahkan “tak rela” orang lain bisa membaca koleksi dijitalnya.

Penulis sempat mengamati kegiatan pembangunan sistem perpustakaan dijital di sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Dukungan pengelola universitas dari sisi dana sangat baik, tapi sekarang proyek tersebut mandek karena belum ada surat keputusan dari pengelola perguruan tinggi tentang siapa saja yang berhak membaca dan mendownload koleksi tersebut. Jadi sampai sekarang praktis tidak ada satu orang pun (kecuali administrator sistem) yang bisa membaca koleksi dijitalnya. Padahal koleksi yang dimasukkan sudah cukup banyak.

Penulis sempat mengusulkan agar segera dibuka akses minimal untuk lingkup perguruan tinggi itu saja, toh dari sisi keamanan sudah ada fitur user authentication built-in dan kalau mau bisa ditambahkan filtering di level alamat IP (Internet Protocol). Tetapi pihak pengelola perguruan tinggi masih khawatir dengan masalah copyright dan plagiarisme bila akses diberikan, meskipun hanya untuk lingkup universitas. Sebuah alasan yang tidak argumentatif. Plagiarisme sudah ada sejak dulu, ketika format dijital belum populer bahkan mungkin belum ada. Apapun bentuk media yang digunakan, plagiarisme akan selalu ada. Justru perpustakaan dijital bisa membantu mengurangi plagiarisme dengan cara memberikan akses informasi ke banyak orang, sehingga orang lain tahu siapa sudah mengerjakan apa. Lagipula, sebagai sebuah perguruan tinggi yang didanai oleh publik, seharusnya publik juga punya hak untuk mendapatkan akses hasil penelitian yang dilakukan perguruan tinggi tersebut.

Ketiga, masalah manajemen pengembangan sistem. Implementasi sistem perpustakaan dijital merupakan hal yang kompleks dan rumit. Karena itu perlu perencanaan yang matang, mulai dari white papers, spesifikasi fungsional sistem, model bisnis, manajemen teknologi, isu legal, manajemen sumberdaya manusia, prosedur, dan lain-lain. Sayangnya banyak implementasi perpustakaan dijital di Indonesia tidak memperhatikan hal-hal ini. Sehingga sering implementasi akhirnya mandek karena adanya hal-hal yang belum bisa diselesaikan di fase awal implementasi. Seringpula implementasi perpustakaan dijital dilakukan tanpa mendapatkan dukungan penuh dari institusi induknya. Implementasi perpustakaan dijital bukan merupakan hal mudah, terlebih lagi ia melibatkan banyak pihak. Supaya berhasil, harus mendapat dukungan penuh dari pihak-pihak yang terkait, dan yang tidak kalah penting adalah model bisnisnya harus jelas serta terdokumentasi.

Beberapa Isu Yang Patut Diperhatikan

Terkait dengan beberapa kesalahkaprahan diatas, ada beberapa isu yang patut diperhatikan terkait dengan implementasi sistem perpustakan digital.

Pertama, para pengelola sistem perpustakaan dijital hendaknya mengetahui esensi perpustakaan dijital. Yaitu agar koleksi perpustakaan lebih mudah diakses dan jangkauan aksesnya lebih luas. Karena itu adalah salah besar kalau perpustakaan dijital jadi lebih sulit diakses oleh pemakai perpustakaan, dengan alasan apapun.

Kedua, isu legal. Para pengelola sistem perpustakaan dijital hendaknya memahami secara jelas masalah legal terkait dengan konten dijital yang dimasukkan kedalam sistem perpustakaan dijital. Selain kompleks, isu ini juga selalu merupakan isu utama dalam implementasi perpustakaan dijital di Indonesia. Permasalahan utama implementasi perpustakaan dijital di Indonesia bukanlah pada sisi teknologi, tapi pada sisi non-teknologi. Sulitnya, seringkali para pengelola perpustakaan terlalu banyak berdiskusi berkutat hanya pada isu legal dan melupakan isu penting lainnya. Seolah-olah legal merupakan isu yang paling utama. Ketika masalah legal tidak kunjung selesai, akhirnya dibiarkan menggantung, sehingga terkesan tidak serius. Hendaknya sistem perpustakaan dijital yang dibuat nantinya, sudah punya dasar hukum yang jelas, sehingga nanti sistem tersebut tidak mandek lagi menunggu kepastian hukum mengenai dokumen dijital yang disertakan. Akan lebih baik bila institusi lain yang berhasil menerapkan sistem perpustakaan dijital, mau berbagi pengetahuan mengenai best practice yang telah dilakukan. Masalah krusial implementasi sistem perpustakaan dijital tidak hanya pada masalah legal, tetapi juga pada masalah sosial seperti bagaimana sistem perpustakaan dijital mampu meningkatkan antusiasme pemakai perpustakaan untuk terus produktif belajar, menghasilkan pengetahuan baru, dan mau berbagi pengetahuan.

Ketiga, terkait dengan isu pertama, tujuan utama perpustakaan digital bukan sebagai sarana preservasi koleksi. Koleksi dijital justru lebih rentan kehilangan data dan terjadinya inkompatibilitas. Untuk mengatasi masalah ini, isu-isu berikut ini harus diperhatikan. 

Keempat, isu teknologi. Terkait dengan isu ketiga, maka masalah teknologi perlu mendapat perhatian serius. Media tempat menyimpan informasi digital selalu mengalami degradasi dan bisa rusak tanpa pemberitahuan sama sekali. Perangkat keras dan lunak seringkali ketinggalan zaman tanpa kita sadari. Karena itu perlu diperhatikan manajamen daur hidup (lifecycle management) koleksi dijital yang disimpan.

Kelima, isu manajemen konten dijital. Semakin besar volume dan kompleksitas dokumen dijital, maka akan mulai timbul masalah, diantaranya: pemeliharaan koleksi, temu kembali informasi (information retrieval), dan klasifikasi. Solusi yang bisa dilakukan antara lain: pembuatan prosedur standar untuk pemeliharaan koleksi, pemeliharaan sistem temu kembali informasi (perbaikan algoritma), dan pembuatan tesaurus.