Ruang Baca FTIF merupakan salah satu perpustakaan kecil yang ada di lingkungan ITS.
Ruang Baca FTIF merupakan sebuah perpustakaan yang digunakan untuk menunjang proses belajar
mengajar yang dilakukan oleh Fakultas Teknologi Informasi. Untuk mengefisiensikan dan
mengefektifkan tugasnya, Ruang Baca FTIF mempunyai sebuah Sistem Informasi Manajemen yang
mencatat berbagai macam transaksi yang terjadi, sehingga petugas dapat secara langsung
menyiapkan sebuah laporan untuk pihak manajemen. Akan tetapi sistem informasi yang ada telah ada
masih mempunyai banyak kekurangan. Masih banyak proses bisnis dari sebuah perpustakaan yang
belum dijalankan.
Dalam tugas akhir ini dibuat sistem informasi Ruang Baca FTIF. Tujuan dari tugas akhir
adalah untuk dapat menjalankan dan mengefisienkan proses bisnis sebuah perpustakaan, antara lain
booking online, peminjaman tugas akhir online, dan sebagainya. Studi tentang sistem informasi
perpustakaan dilakukan dengan wawancara, observasi, dan melakukan studi literatur ke berbagai
sumber tentang perpustakaan. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan script
pemrograman ASP dan menggunakan SQL Server sebagai server basis datanya.
Dengan dibangunnya Sistem Informasi Ruang Baca FTIF, Ruang Baca dapat memberikan
informasi kepada berbagai pihak. Selain itu dengan adanya sistem ini, proses bisnis perpustakaan
menjadi lebih efisien.
Keyword : perpustakaan, sistem informasi, katalog, ASP, Crystal Report.
Sebuah Universitas adalah sebuah badan
usaha / perusahaan yang bertujuan untuk
menghasilkan sebuah tenaga kerja yang siap
pakai. Untuk menghasilkan lulusan yang
berkualitas,
sebuah
universitas
harus
menyediakan sebuah fasilitas atau tempat untuk
menyimpan berbagai macam sumber informasi
dalam bentuk buku atau sejenisnya. Tempat
inilah yang biasa kita sebut sebagai perpustakaan.
Hampir setiap Universitas mempunyai
sebuah perpustakaan, tidak terkecuali ITS. ITS
yang mempunyai perpustakaan pusat. Bahkan
hampir
setiap
fakultas
juga
mempunyai
perpustakaan seperti Ruang Baca FTIF.
Ruang Baca FTIF merupakan salah satu
perpustakaan kecil yang ada di lingkungan ITS.
Ruang
Baca
FTIF
merupakan
sebuah
perpustakaan yang digunakan untuk menunjang
proses belajar mengajar yang dilakukan oleh
Fakultas
Teknologi
Informasi.
Untuk
mengefisiensikan dan mengefektifkan tugasnya,
Ruang Baca FTIF mempunyai sebuah Sistem
Informasi Manajemen yang mencatat berbagai
macam transaksi yang terjadi, sehingga petugas
dapat secara langsung menyiapkan sebuah
laporan untuk pihak manajemen.
Akan tetapi Sistem Informasi yang ada telah
ada masih mempunyai banyak kekurangan. Masih
banyak proses bisnis dari sebuah perpustakaan
yang belum dijalankan. Salah satu contohnya
adalah tidak adanya fasilitas yang memberikan
informasi kepada peminjam bahwa sebuah buku
sedang dipinjam. Selain itu seorang peminjam
tidak dapat memberikan komentar tentang
kebaikan atau kekurangan dari sebuah buku.
Oleh karena itu dalam penelitian ini penulis
akan membuat sebuah Sistem Informasi
Perpustakaan yang merupakan sebuah perbaikan
dari sistem yang telah ada. Dengan adanya sistem
yang baru ini diharapkan mampu memperlancar
semua operasi dari sebuah perpustakaan.
2. SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
Pengertian, Tujuan dan Tugas Pokok
Perpustakaan
Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang
menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis,
tercetak dan terekam sebagai pusat sumber
informasi yang diatur menurut sistem dan aturan
yang baku dan didayagunakan untuk keperluan
pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual
bagi masyarakat
Perpustakaan secara umum bertujuan untuk
melakukan layanan informasi literal kepadaPage 2
SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005
DUDUT LESMONO - 5201100006
2
masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis
perpustakaannya. Karena tujuannya memberi
layanan informasi literal kepada masyarakat
maka tugas pokok adalah:
a. Menghimpun bahan pustaka yang
meliputi buku dan nonbuku sebagai
sumber informasi.
b. Mengolah dan merawat pustaka.
c. Memberikan layanan bahan pustaka.
Koleksi Perpustakaan
Beberapa jenis koleksi yang dimiliki oleh
perpustakaan adalah:
1. Buku
Beberapa jenis buku yang dimiliki oleh
sebuah Perpustakaan Perguruan Tinggi
adalah sebagai berikut:
a. Buku Teks.
b. Buku Penunjang.
c. Laporan Kerja Praktek.
d. Tugas Akhir atau Thesis.
e. Buku Tandon (Buku Tandon).
2. Koleksi Referensi
Isi buku referensi tidak mendalam dan
kadang-kadang hanya memuat informasi
tertentu saja
3. Jenis Serial (Terbitan Berkala)
Pada umumnya terbitan berkala berupa
majalah dan koran. Jika dilihat dari
isinya majalah dibedakan majalah
populer, semi populer dan ilmiah
4. Brosur yaitu buku atau lembaran-
lembaran lepas yang memuat masalah-
masalah aktual yang bersifat sementara.
5. Bahan Pandang Dengar (Audio Visual)
Bahan pandang
dengar
memuat
informasi yang dapat ditangkap secara
bersamaan oleh indra mata dan telinga
Klasifikasi Bahan Pustaka dan Penempatan
Koleksi
Koleksi perpustakaan harus diolah dan diatur
secara
sistematis, dengan
tujuan untuk
memudahkan penemuan kembali koleksi yang
dibutuhkan.
Kegiatan
pengaturan
atau
pengelompokan bahan pustaka berdasarkan
aturan tertentu disebut dengan klasifikasi.
Tujuan klasifikasi dapat dirinci sebagai
berikut:
a. Menghasilkan urutan yang berguna
b. Penempatan yang tepat
Bila bahan pustaka diperlukan pemakai,
pustaka yang
diinginkan
mudah
diketemukan serta mudah dikembalikan.
c. Penyusunan mekanis
Bahan pustaka baru mudah disisipkan di
antara bahan pustaka yang sudah
dimiliki.
Klasifikasi
yang
digunakan
untuk
menayakan subjek berkelas (pengkelasan atau
pengelompokan
berdasarkan subjek
yang
dikandung sebuah buku) adalah bagan klasifikasi
seperti :
a. Dewey Decimal Classification (DDC)
yang dalam istilah Indonesia dikenal
dengan Klasifikasi Persepuluhan Dewey.
b. Universal Decimal Classification (UDC)
c. Library of Conggress Classification
(LC)
Katalog
Secara umum pengertian katalog adalah
suatu daftar yang terurut yang berisi informasi
tertentu dari benda atau barang yang didaftar.
Secara lebih luas pengertian katalog adalah
metode penyusunan item (berisi informasi atau
keterangan tertentu) dilakukan secara sistematis
baik menurut abjad maupun urutan logika yang
lain.
Pemakai perpustakaan menggunakan koleksi
perpustakaan untuk mencari bacaan rekreasional,
atau informasi untuk melakukan kegiatan
penelitian, dan sebagai alat bantu belajar maupun
kegiatan lainnya. Mungkin saja pemakai tidak
dapat menemukan buku yang diinginkan dalam
rak. Untuk mengetahui buku apa saja yang
dimiliki perpustakaan diperlukan alat bantu yang
disebut katalog perpustakaan. Jadi katalog
perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah
perpustakaan atau dalam sebuah koleksi.
Katalog perpustakaan berarti sistematika
daftar buku atau bahan pustaka yang lain di
dalam perpustakaan yang memberi informasi
tentang pengarang, judul, edisi , penerbit, tahun
terbit,ciri fisik, isi (subjek), dan lokasi bahan
pustaka tersebut disimpan.
Tujuan pengkatalogan menurut C.A. Cutter
adalah:
1. Memudahkan sesesorang menemukan
sebuah karya yang telah diketahui
pengarang, judul atau subjeknya.
2. Memperlihatkan apa yang dimiliki
perpustakaan melalui nama pengarang,
subjek dan jenis literaturnya
3. Membantu pemilihan sebuah karya
seperti dalam hal edisinya secara
bibliografis dan karakternya (topic).
Jenis Layanan Perpustakaan
Beberapa Jenis Layanan Perpustakaan secara
umum adalah sebagai berikut :
a. Layanan peminjaman bahan pustaka
(layanan sirkulasi)
Layanan peminjaman bahan pustaka
adalah
layanan
kepada
pemakai
perpustakaan berupa peminjaman bahan
pustaka yang dimilikii perpustakaan.
b. Layanan referensi Page 3
SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005
DUDUT LESMONO - 5201100006
3
Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang
oleh pengunjung perpustakaan dan
hanya untuk dibaca ditempat.
c. Layanan ruang baca
Layanan ruang baca adalah layanan yang
diberikan oleh perpustakaan berupa
tempat
layanan untuk melakukan
kegiatan membaca di perpustakaan.
Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi atau layanan pemijaman
dan pengembalian bahan pustaka adalah satu
kegiatan di perpustakaan yang melayani
peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan
sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku
selesai diproses dengan lengkap dengan label-
labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal
kembali, kantong buku, dan call number pada
punggung buku.
Menurut Sulistyo-Basuki, bagian layanan
sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung
perpustakaan khususnya hal berikut ini :
1. Mengawasi keluarnya setiap bahan
pustaka dari ruang perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota perpustakaan
Salah satu tugas dari bagian sirkulasi
adalah menerima pendaftaran anggota
perpustakaan.
3. Peminjaman dan pengembalian bahan
pustaka
4. Memberikan sanksi bagi anggota yang
terlambat mengembalikan pinjaman.
5. Memberikan peringatan bagi anggota
yang belum mengembalikan pinjaman
6. Menentukan penggantian buku yang
dihilangkan anggota.
7. Membuat statistik sirkulasi
8. Penataan koleksi di jajaran/rak
3. PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dijelaskan metodologi
yang digunakan dalam perancangan sistem.
Selanjutnya akan dijelaskan tentang analisa
kebutuhan, perancangan proses dan basis data
dari Sistem Informasi RBFTIF.
Metodologi Perancangan
Permodelan sistem pada tugas akhir ini
menggunakan
UML
(Unified
Modelling
Language) dan dengan menggunakan tool
Rational Rose 2002. Alasan dari penggunaan
UML dalam proses modeling pada tugas akhir ini
adalah karena UML menjadi notasi standar untuk
arsitektur perangkat lunak dan merupakan bahasa
standar industri
untuk memvisualisasikan,
membangun, dan mendokumentasikan sistem.
Analisa Kebutuhan
Dari hasil analisa
kebutuhan dapat
ditentukan bahwa kebutuhan sistem adalah dapat
menangani proses berikut:
1. Manajemen user.
2. Pemeliharaan data anggota.
3. Pemeliharaan data koleksi.
4. Sirkulasi
5. Menampilkan berita .
6. Layanan burn koleksi CD.
7. Layanan foto copy koleksi .
8. Download koleksi digital.
9. Download paper tugas akhir.
10. Resensi sebuah buku.
11. Penelusuran koleksi.
12. Usulan pertambahan koleksi.
13. Pembuatan laporan.
Perancangan Sistem
Berdasarkan studi lapangan dan analisa yang
dilakukan, aktor yang terlibat pada sistem ini
adalah sebagai berikut:
1. Aktor User Internal Aktor User Internal
Yang termasuk dalam kelompok aktor
ini adalah:
a. Aktor
Pustakawan
adalah
seorang yang diberi tanggung-
jawab
untuk
mengelola
perpustakaan.
b. Aktor Administrator adalah
seorang yang bertanggung-
jawab untuk memelihara sistem
informasi yang telah dibuat.
c. Aktor Kajur adalah seorang
yang mempunyai peran dalam
pengembangan
ruang baca
jurusan
2. Aktor User Eksternal
Aktor User Eksternal adalah semua aktor
yang tidak termasuk dalam aktor
internal. Aktor User Eksternal ini dibagi
lagi menjadi dua bagian antara lain:
a. Anggota, yang termasuk dalam
aktor ini adalah aktor Dosen,
aktor
Mahasiswa,
aktor
Anggota Luar.
b. Non anggota.
Gambar 3.1 adalah use case diagram yang
menggambarkan aktor-aktor yang terlibat di
dalam sistem.
Gambaran umum dari sebuah sistem dapat
digambarkan oleh sebuah use case diagram.
Secara garis besar Sistem Informasi ruang baca
FTIF mempunyai beberapa use case yang
disediakan untuk aktor-aktor yang berpartisipasi
di dalam sistem. Use case tersebut antara lain :Page 4
SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005
DUDUT LESMONO - 5201100006
4
Dosen
UserInternal
(from kelompok Actor)
Anggota
(from kelompok Actor)
Pustakawan
Mahasiswa
NonAnggota
Kajur
AnggotaLuar
User
(from kelompok Actor)
UserEksternal
(from kelompok Actor)
Administrator
Gambar 3.1 Use case Aktor Sistem
-
Sistem Manajemen Data Master
Use case ini menyediakan fasilitas untuk
menambah, menghapus, mengedit, dan
mereview data-data master. Yang
termasuk data master adalah data
anggota dan data koleksi.
-
Sistem Pengolahan
Use case ini menyediakan fasilitas untuk
mencetak barcode koleksi, barcode
anggota dan juga mencetak katalog
koleksi.
-
Sistem Laporan
Use case ini menyedikan fasilitas untuk
membuat
laporan-laporan
yang
dibutuhkan bagi pihak managemen.
-
Sistem Usulan
Use case ini menyediakan fasilitas untuk
memproses usulan-usulan yang diajukan
oleh pustakawan ke pihak
-
Sistem Pelayanan
Use case ini menyediakan fasilitas untuk
menambah, menghapus, mengedit dan
mereview berbagai macam bentuk
pelayanan.
-
Manajemen User
Use case ini menyediakan fasilitas untuk
menambah, menghapus, mengedit, dan
melihat user-user yang memakai sistem.
Sistem Manajemen Data Master
(from Sistem Managemen Data Master)
Sistem Pelayanan
(from Sistem Pelayanan)
Sistem Usulan
(from Sistem Usulan)
Sistem Laporan
(from Sistem Laporan)
Sistem Pengolahan
(from Sistem Pengolahan)
Manajemen User
(from Managemen User)
User
(from kelompok Actor)
Sistem Ruang Baca FTIF
<
<
<
<
<
<
Gambar 3.2 Use case Diagram Utama Sistem
4. UJI COBA DAN EVALUASI
Lingkungan Uji Coba
Lingkungan uji coba dilakukan pada dua
komputer. Komputer pertama berfungsi sebagai
server web dan server database, sedangkan
komputer kedua berfungsi sebagai client. Server
web yang digunakan adalah Microsoft Internet
Information Service (IIS). Sedangkan server
database yang digunakan adalah SQLServer
2000.
Uji Coba Proses
Pada sub bab ini akan dijelaskan uji coba
pada beberapa proses untuk membuktikan
keakuratan dari pemrosesan data. Sehingga
skenario uji coba yang akan dilakukan adalah
sebagai berikut:
1. Skenario pendaftaran Anggota
Syarat menjadi anggota ruang baca
adalah registrasi. Untuk melakukan
registrasi seorang yang belum menjadi
anggota dapat mendaftarkan langsung ke
Pustakawan akan tetapi dia harus
mengisi formulir pendaftaran secara
online.
Setelah user mengisi formulir tersebut,
maka data tersebut akan dapat dilihat
oleh Pustakawan. Setelah calon anggota
tersebut melakukan pembayaran maka
Pustakawan dapat melakukan registrasi,
dengan menekan link
registrasi
.
Setelah menekan link tersebut maka
akan
tampil
halaman
FormRegistrasi.asp
yang digunakan
untuk meregistrasi anggota baru.
2. Skenario Pengusulan Pembelian Buku
Untuk membeli sebuah buku diawali
oleh Dosen yang mengusulkan sebuah
buku. Setelah itu data usulan
dimasukkan, Dosen akan dapat melihat
bahwa data usulannya masuk di dalam
daftar usulan yang belum disetujui.
Setelah usulan-usulan Dosen disimpan,
tugas Pustakawan adalah menyeleksi
apakah usulan tersebut dihapus (ditolak)
atau dibiarkan sehingga usulan tersebut
masuk dalam pengajuan usulan ke
Kajur. Selain itu juga dapat mengubah
data usulan jika data tersebut salah
sebelum disetujui oleh kajur. Proses ini
disebut manajemen Usulan.
Selanjutnya Kajur akan menyetujui
usulan-usulan yang telah diajukan ke
padanya. Sistem akan menyediakan
Form
Persetujuan Usulan
untuk
menyetujui usulan tersebut. Pada Form
ini akan ditampilkan data usulan yang Page 5
SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005
DUDUT LESMONO - 5201100006
5
belum disetujui. Data tersebut diurutkan
berdasarkan jumlah pengusul.
3. Skenario Pengolahan
Setelah melakukan pembelian buku,
Pustakawan harus memasukkan data
koleksi tersebut ke dalam sistem.
Kemudian proses pengelolan akan
dimulai . Dengan sistem ini Pustakawan
dapat mencetak barcode koleksi untuk
masing-masing koleksi pustaka. Selain
itu sistem juga dapat membantu
Pustakawan untuk mencetak barcode
Anggota.
4. Skenario Peminjaman
Setelah sebuah koleksi melalui proses
pengolahan, maka koleksi tersebut sudah
dapat dipinjamkan kepada anggota.
Ketika anggota meminjam
buku
perpustakaan, Pustakawan memasukkan
no anggota dan menekan tombok Ok.
Setelah itu sistem akan menyimpan data
peminjaman dan akan menampilkan
form untuk menambahkan data detail
peminjaman.
Dan
Pustakawan
mengisikan Kode Barcode dari koleksi
yang akan dipinjam, tanggal kembali
dan menekan tombol Ok. Bila pengisian
tersebut salah,
pustakawan
dapat
menekan
tombol
delete
untuk
menghapus data tersebut.
5. Skenario Pengembalian
Pada saat anggota mengembalikan buku
pinjamannya,
Pustakawan
harus
mencatat data pengembalian. Untuk
mencatat data pengembalian Pustakawan
mengisikan barcode koleksi yang
dikembalikan pada form Pengembalian
dan menekan tombol Find. Pada form
ini informasi peminjam, informasi buku-
buku yang telah dipinjam namun belum
dikembalikan, tanggal terakhir harus
dikembalikan, dan denda yang harus
dibayar, jumlah perpanjangan yang
pernah dilakukan akan ditampilkan.
Untuk mencatat data pengembalian
Pustawakan harus menandai buku yang
dikembalikan pada form pengembalian,
mengisi denda untuk masing-masing
buku,
dan
menekan
tombol
pengembalian.
6. Skenario Perpanjangan
Setelah Pustakawan menandai buku
yang akan diperpanjang, mengisi tanggal
perpanjangan dan menekan tombol
perpanjangan, maka tanggal kembali
akan berubah, dan jumlah perpanjangan
berubah dari angka nol menjadi angka
satu. Angka
satu pada
jumlah
perpanjangan
menunjukkan
buku
tersebut sudah diperpanjang sebanyak
satu kali.
7. Skenario Booking Buku.
Seorang anggota dapat melihat status
dari
buku-buku
yang
ada
pada
perpustakaan secara online. Setelah
mengetahui bahwa buku yang mau
dipinjam sudah dipinjam oleh orang lain,
maka buku ini dapat di-booking
sehingga orang yang meminjam buku
tersebut tidak diperbolehkan untuk
memperpanjang
peminjamannya.
Setelah ditambahkan anggota dapat
melihat
semua
buku-buku
yang
dibooking pada keranjang booking.
Setelah melakukan booking anggota
menunggu sampai status buku tersebut
sudah dikembalikan.
Jika
sudah
dikembalikan, maka anggota tersebut
langsung menuju ke perpustakaan untuk
melakukan peminjaman buku yang telah
dipesan. Data booking sudah dapat
dilihat oleh Pustakawan pada form
peminjaman, sehingga Pustakawan dapat
langsung menambahkan
ke data
peminjaman, ketika anggota tersebut
meminjam.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari
tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
Berdasarkan hasil uji coba proses dapat
disimpulkan bahwa Sistem Informasi yang telah
dibuat dapat menangani proses bisnis yang
diperlukan oleh Ruang Baca FTIF. Selain dapat
menangani proses bisnis Sistem Informasi ini
juga dapat mengefisienkan proses bisnis yang
harus dijalankan.
Saran
Pengembangan lebih lanjut yang dapat
dilakukan dari tugas akhir ini antara lain:
1. Mengintegrasikan sistem katalog online
dengan perpustakaan lain sehingga
memudahkan proses pencarian bahan
pustaka yang masih belum dimiliki oleh
sebuah perpustakaan.
2. Mengembangkan sistem digital library
yang dapat menampilkan berbagai
macam tipe file ke dalam halaman web.
6. DAFTAR PUSTAKA
a. Trimo, Soejono MLS. Pengadaan dan
Pemilihan Bahan Pustaka. Bandung :
Angkasa. 1985
b. Darmono. Manajemen dan Tata Kerja
Perpustakaan. Jakarta: Grasindo.2001 Page 6
SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005
DUDUT LESMONO - 5201100006
6
c. Kahate,
Atul.Cryptography
and
Networks Security. Singapore :Mc. Gray
Hill. 2003.
d. Quatrani, Terry.Visual Modeling with
Rational Rose 2002. Canada :Addison-
Wesley. 2003.
e. Zhao, Jensen J.Web Design and
Development for e-business. New Jersey
:Prentice Hall. 2003.
f. Francis, Brian. Beginning Active Server
Page 2.0 . United Kingdom :Wrox Press
Ltd. 1998
g. Sumekar, Sri; Noegroho, Nindya.
Pedoman Teknis Layanan Perpustakaan
dan Informasi . Jakarta :Perpustakaan
Nasional. 2002.
h. Deitel, Harvey M. Internet & World
wide Web How To Program. New
Jersey. 2002.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar