PUSTAKAWAN DALAM MENINGKATKAN DAYA SAING LAYANAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TI

A.Pustakawan Dalam Menghadapi Teknologi Informasi

Perkembangan teknologi informasi ( TI ) yang sangat cepat menuntut pustakawan dan perpustakaan untuk berjuang dan bekerja lebih keras lagi dalam mengembangkan pengetahuan, keterampilan, serta keahlian dibidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta teknologi informasi. Untuk  mengembangkan ilmu pengetahuan tersebut harus petugas perpustakaan dalam hal ini pustakawan berani dan bersedia melakukan terobosan baru atau mengadakan perubahan sehingga dapat mengoptimalkan pengguanaan teknologi informasi, dalam rangka pengelolaan bahan pustaka dan penyediaan informasi. Pustakawan yang menguasai teknologi informasi akan menuju ke profesionalisme dalam pelaksanaan tugas dalam mengelolah perpustakaan dan tugas-tugas kepustakaan lainnya.

Profesionalisme pustakawan dalam meningkatkan daya saing khususnya dalam bidang layanan perpustakaan, diperlukan penguasaan teknologi informasi dalam mengantisipasi terjadinya ledakan informasi (information expesion). Sekarang ini perpustakaan sudah mulai menggunakan teknologi informasi dalam menciptakan, memproses, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. Selain itu teknologi informasi dapat dijadikan sebagai pangkalan data untuk bibliografi ( Bibliographic Database), sistim temu kembali informasi (information retrieval system), Penyediaan informasi terpasang (online information service), serta adanya perpustakaan digital ( digital library). (Pendit, 2007, hlm.25). Dengan adanya  berbagai wadah atau bentuk informasi yang muncul baik secara tercetak (printed), terekan (recorded), maupun terpasang atau secara online. Olehnya itu dengan bermunculannya wadah atau bentuk informasi tersebut sangat dibutuhkan tenaga pustakawan yang profesionalismenya tinggi, untuk memilah atau memilih informasi yang dibutuhkan oleh pengguna jasa perpustakaan atau masyarakat.

Selain hal tersebut diatas, pustakawan juga harus membangun sebuah citra (image) terhadap masyarakat atau pengguna jasa perpustakaan yang selama ini menganggap bahwa perpustakaan itu hanya sebuah gedung yang didalamnya terdapat tumpukan buku-buku tua yang kumuh dan berdebu. Karena dengan adanya citra perpustakaan yang baik tidak menutup kemungkinan akan terjadi pemikiran yang baik terhadap penilaian masyarakat terhadap perpustakaan. Sehingga dengan sendirinya dengan citra yang baik akan meningkatkan daya saing perpustakaan dalam meningkatkan pelayanan informasi kepada penggunanya atau masyarakat umum.

Peningkatan daya saing diperpustakaan diperlukan dalam mengantisipasi terjadinya globalisasi, dimana globalisasi adalah terjadinya perobahan dari semua lini yang transparansi untuk itu dibutuhkan suatu pengetahuan tenaga yang profesionalisme bagi pustakawan khususnya dibidang teknologi informasi, karena  tanpa pengetahuan yang memadai tentang teknologi informasi, akan ketinggalan dalam menyebarkan informasi-informasi terbaru yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat.

Informasi yang dimaksud disini adalah kandungan yang terdapat dalam berbagai bentuk dokumen (bahan pustaka), baik yang tercetak, terekam maupun yang terpasang atau online. Sebagaimana dijelaskan oleh Sumardjan (1989) dalam Hermawan (2006) informasi dalam bahan pustaka dapat dibagi menjadi dua kelompok yaitu : (1) informasi komsumtif (komsumtive information), dan (2) informasi modal (capital information ). 

Informasi komsumtif adalah informasi yang berguna secara konsumtif yang dapat dinikmati langsung oleh pengguna, karena sifat-sifat informasinya yang terkadang didalamnya misalnya; fiksi, cerpen, lagu, film dan sebagainya. Sedangkan yang bersifar modal informasi yaitu informasi yang diperlukan untuk proses produksi untuk menyiapkan sesuatu hasil. Informasi modal ini masih sifatnya bahan baku mentah yang masih memerlukan suatu pengolahan.

Salah satu daya saing perpustakaan dan pustakawan dengan adanya AFTA (Asean Trade Area) dimana katanya akan berlaku pada tahun 2020 namun dipercepat menjadi tahun 2015 (Sulistio-Basuki, 2005). Persaingan tersebut bukan saja diantara perpustakaan kita tetapi termasuk persaingan tingkat ASEAN maupun dunia. Parsaingan disini diantaranya persaingan dibidang layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan, sehingga untuk menghadapi hal tersebut dibutuhkan tenaga-tenaga yang profesinal yang memiliki keahlian dibidang perpustakaan dan teknologi informasi.

Dengan adanya pergeseran paradigm dalam teknologi informasi dan adanya perubahan perilaku dalam menghadapi dunia yang sudah transparan ini, maka perlu adanya persiapan bagi insane pustakawan dalam mempelajari dan memahami perkembangan teknologi. (Purwono,2007, hlm.59)

B.     Pase Baru Perpustakaan

Dalam kondisi sekarang ini perpustakaan berada dalam suatu pase yaitu adanya suatu paradigma baru khususnya dalam bidang teknologi informasi. Dimana hamper semua kegiatan diperpustakaan sudah semuanya mengarah ke proses digitalizasi, mulai dari pengadaan bahan pustaka, pengolahan sampai pada layanan perpustakaan.   

Perubahan dalam perpustakaan tidak bisa dihindari dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana salah satu contoh kemajuan suatu negara atau bangsa adalah dengan adanya penguasaan teknologi informasi, untuk itu konsep peningkatan daya  saing pada pelayanan informasi diperpustakaan secara umum dimaksudkan sebagai upaya mengikuti perubahan (paradigm) baru tentang strategi kompetitif agar mampu menghadapi gejolak perubahan eksternal serta dapat memanfaatkan peluang-pelunag yang ada. Perubahan eksternal yang dimaksud adalah adanya perkembangan teknologi informasi yang dating dari luar perpustakaan seperti adanya internet yang sangat mengancam perkembangan perpustakaan sebagai sumber untuk mendapatkan informasi.

Perubahan paradigma perpustakaan pada dasarnya mengacu pada perubahan layanan jasa perpustakaan dan informasi, dimana layanan perpustakaan tidak terkungkung pada layanan informasi seperti peminjaman buku, pengembalian, layanan referensi, layanan penelusuran serta pendaftaran anggota perpustakaan, tetapi sudah harus berkembang ke pekerjaan-pekerjaan teknis lainnya, seperti pelaksanaan adminitrasi manajemen dalam suatu organisasi perpustakaan.

Sehingga apa yang ditawarkan oleh perpustakaan akan menjadi akraktif, intraktif, educative dan rekreatif bagi penggunanya sesuai dengan fungsi perpustakaan yang sebenarnya.(Qalyubi, 2007, hlm.15-17)

Layanan perpustakaan pada dasarnya sudah mengalami paradigma  baru, yang pada mulanya layanan perpustakaan berubah menjadi layanan informasi. Perubahan layanan dikarenakan adanya perubahan bentuk media yang digunakan seperti dari media buku menjadi media elektronik dan media-media lainnya. Dengan demikian perubahan tersebut akan berefek pada perubahan proses penciptaan, penghimpunan, penyimpanan dan penemuan kembali sumber informasi (information retrival).

Selain karena perubahan tersebut Brian C.Vickery dan Lina Vickary (1887) memberikan gambaran bahwa disamping perubahan teknologi media, dan pegolahnya juga terjadi perubahan produk, pembentukan kelas-kelas baru dalam masyarakat, perkembangan pesat dalam pendidikan, termasuk penyedia layanan-layanan baru kepada masyarakat, sehingga dengan semua itu apabila seorang pustakawan masih menggunakan sistim lama atau sistim tradisional kemungkinan besar akan ditinggal oleh penggunanya.

C.     PeLayanan Perpustakaan

Dengan adanya arus kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna jasa perpustakaan yang sangat berpariasi, pustakawan harus mengantisipasi dengan memunculkan atau mengelola informasi yang berorientasi pada komputerisasi atau teknologi informasi, agar informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat dapat ditemukan lebih cepat, tepat dan efisien. Sehingga dengan adanya hal tersebut akan mengangkat citra perpustakaan yang selama ini hanya di anggap sebagai tempat tumpukan buku.

Salah satu cara dalam mengangkat citra perpustakaan dan pustakawan adalah melakukan layanan prima. Pelayanan prima pada dasarnya adalah bagaimana penyedia jasa informasi memberikan kepuasan terhadap pengguna jasa. Juga dijelaskan oleh Atep Adya Barata, 2004, bahwa pelayanan prima adalah pelayanan yang sangat baik atau yang terbaik, membuat pelanggan merasa penting, melayani pelanggan dengan ramah, tepat dan cepat, pelayanan dengan mengutamakan kepuasan pelangga, menempatkan pelanggan sebagai mitra, kepedulian kepada pelanggan untuk memberikan rasa puas. Untuk menjamin terlaksananya layanan prima tersebut dibutuhkan suatu kualitas kompetensi pemberian pelayanan. Kompetensi disini seperti  contoh seorang pustakawan harus memiliki suatu keahlian dan keterampilan dibidang perpustakaan sehingga pada saat memberikan informasi terhadap pengguna jasa perpustakaan pengguna jasa tersebut merasa puas.

Berdasarkan hal tersebut diatas seorang pustakawan seharusnya memberikan layanan kepada pengguna jasa perpustakaan dengan prinsip Layanan yang berbasis pengguna (People based service) dan layanan unggulan (service excellence). Tujuan dengan adanya layanan tersebut adalah bagaimana pengguna jasa perpustakaan itu merasa puas, termasuk meningkatkan loyalitas pengguna jasa perpustakaan, juga bagaimana kita meningkatkan penjualan atau promosi layanan kita kepada pengguna, serta  meningkatkan jumlah pemakai jasa perpustakaan.

Dengan demikian akan terjadi suatu pelayanan yang baik apabila penguatan posisi tawar pengguna jasa pelayanan mendapatkan perioritas utama. Untuk itu pengguna jasa diletakkan di pusat yang mendapat dukungan dari : 

1)Â Â Â Â Â System pelayanan yang mengutamakan kepentingan masyarakat, khususnya pengguna jasa; 

2)      Kultur pelayanan dalam organisasi penyelenggara pelayanan; dan 

3)     Kumber daya manusia yang berorientasi pada kepentingan pengguna. (Ratminto, 2006, h.52-53).

Oleh karena itu untuk memenuhi kriteria tersebut di atas para penyedia  informasi memilki kualitas terhadap pengguna jasa. Kualitas-kualitas pelayanan terhadap pengguna jasa tersebut antara lain :

1.     Penampilan

Bagaimana penampilan, baik penyedia informasinya, penampilan tempat atau instansi itu sendiri, serta pasilitas yang dimiliki memiliki daya tarik terhadap pengguna jasa.


2.     Tepat waktu/Janji

Dalam melakukan pelayanan prima, khususnya tepat waktu atau janji pemberi jaya tidak boleh menyampaikan kepada pengguna jasa waktu namun pada waktu yang ditentukan belum terbuka pelayananya.

3.     Kesediaan Melayani 

Perpustakaan sebagai salah satu fungsi utamanya adalah melayani masyarakat atau poengguna jasa perpustakaan sehingga konsekuensinya adalah harus melayani pengguna dan benar-benar melayani tanpa ada beban.

4.     Pengetahuan dan Keahlian

Disini seorang pustakawan harus memiliki suatu keahlian atau keterampilan dibidang perpustakaan sehingga dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa perpustakaan dapat mengatasi pertanyaan-pertanyaan yang dibutuhkan oleh pengguna jasa sehingga merasa puas.

5.     Kesopanan dan Tata Krama

Pustakawan dituntut dalam memberikan pelayanan harus ramah dan sopan santun memiliki standar melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kata terhadap pengguna jasa sehingga tidak terjadi ketersinggungan.

6.     Jujur dan Dipercaya

Pelayan kepada masyarakat harus punya sikap termasuk transparansi, kejujuran, jujur dalam aturan, biaya, waktu dan lain sebagainya. Karena tanpa kejujuran pengguna jasa akan merasa kecewa dan tidak akan berkunjung lagi. Selain hal tersebut termasuk juga sikap dan tutur kata terhadap pengguna jasa sehingga mereka merasa dihormati dan dihargai.

7.     Kepastian hukum

Pelayanan terhadap pengguna jasa harus mempunyai legitimasi hukum sehingga pengguna tersebut merasa aman dan mempunyai legitimasi.

8.     Keterbukaan

Pelayan terhadap masyarakat harus terbuka terhadap penggunanya. Misalnya mereka mendaftar menjadi anggota perpustakaan rincian biayanya sudah jelas sehingga tidak ada lagi saling mencurigai.

9.     Efisien

Dari setiap urusan atau layanan kepada masyarakat dituntut adanya efisien dan efektif, sehingga akan menghasilkan biaya yang murah, waktu yang singkat, cepat dan tepat serta memiliki kualitas yang tinggi.


10. Biaya

Dalam pelayanan terhadap pengguna jasa diperlukan suatu kejujuran dalam pembiayaan disesuaikan dengan daya beli masyarakat atau pengguna jasa serta transparansi dalam penggunaan dana.

11. Tidak Risau

Maksudnya pengurusan terhadap pengguna jasa perpustakaan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran tertentu atau politik tertentu.

12. Kesederhanaan

Maksudnya dalam pelayanan kepada penggun jasa prosedur dan tatacara pelayanan kepada masyarakat selalu mengedepankan kesederhanaan tanpa berbelit-belit yang ujung-ujungnya menyusahkan pengguna jasa.(Kepmenpan No. 63 tahun 2004, hlm 21-22).

Selain hal-hal seperti diatas kualitas layanan mutahir perpustakaan dan informasi dapat dibedakan atas  lima  bagian  antara lain : 

1)Â Reability;Â  

2) Responsiveness;Â  

3)Â Assuranc;, 

4) Empaty; 

5) Tangible. Berry (1990) dalm Ratminto, 2006, hlm.176)

Pelayanan terhadap jasa pengguna jasa perpustakaan cakupannya akan lebih luas apabila dilakukan secara profesional dan selalu menyediakan informasi yang terbaru serta menggunakan komputerisasi, internet serta dijadikan sebagai sarana pengelola informasi dan teknologi. Dengan sarana komputerisasi tersebut perlu juga dilakukan suatu jaringan kerja sama dalam bentuk jaringan perpustakaan (library network) terhadap perpustakaan-perpustakaan yang ada. Dengan  adanya jaringan tersebut pengguna jasa perpustakaan dapat mengakses informasi diluar dari perpustakaan kita yang ikut dalam kerjasama jaringan tersebut.

Dengan berpariasinya informasi serta sarana dan prasarana yang berbasis teknologi informasi yang dipakai dalam mengakses informasi tersebut, mengharuskan pustakawan untuk berkualitas, berdaya saing yang tinggi serta punya kompetensi yang tinggi sehingga perubahan paradigma baru dalam peningkatan daya saing, diperlukan suatu layanan prima disamping itu akan mengangkat dan memperbaiki citra perpustakaan dimata masyarakat.

D.    Promosi Perpustakaan.

Dalam rangka menginformasikan kepada pengguna jasa perpustakaan tentang layanan perpustakaan diharapkan petugas perpustakaan untuk mengadakan promosi atau memasarkan produk tersebut. Dalam mempromosikan perpustakaan bermacam-macam cara seperti: melalui media cetak misalnya liflet, brosur, stiker, panplet dan lain-lain. Juga bias melalui media elektronik seperti TV, Radio, email, internet dan alat elektronik lainnya, serta mengadakan pameran-pameran perpustakaan.

Pelaksanaan promosi atau pemasaran perpustakaan ada langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain : 1) Membangun citra diri perpustakaan (brand image) terlebih dahulu; 2) Pustakawan harus berani atas perubahan dalam arti melakukan terobosan baru dan menyakinkan kepada masyarakat dari identik dengan buku berubah dengan identik dengan informasi; 3) Layanan yang berbasis pengguna (people based service) dan layanan unggulan ( excellence service ) serta mengikuti perkembangan kebutuhan perpustakaan.(Qalyubi,2007, hlm.259)

E.     Jaringan Kerjasama Perpustakan (ILL)

Jaringan kerjasama perpustakaan (Interlibrary Loan) adalah merupakan suatu sarana layanan perpustakaan yang tergabung dalam suatu kerjasama antar perpustakaan dimana antara perpustakaan yang satu dengan perpustakaan lainnya saling berhubungan sehingga memudahkan bagi pengguna jasa perpustakaan. Jaringan seperti ini merupakan tantangan bagi petugas perpustakaan, dimana pada awalnya informasi dikontrol oleh perpustakaan sekarang dengan adanya mesin pencari (search engine) data seperti yahoo, google dan lain-lainnya, untuk itu dengan adanya hal seperti ini perpustakaan harus melakukan jaringan sehingga ketersediaan informasi di dunia maya dapat terpenuhi.

Jaringan kerjasama antar perpustakaan (ILL) yang dilakukan baik dalam maupun luar negeri perlu dibina dalam rangka meningkatkan daya saing. Namun demikian dalam menjalin kerjasama tersebut kadang dipengaruhi oleh factor-faktor seperti factor internal dan eksternal. Factor internal adalah organisasi itu sendiri namun untuk factor eksternalnya yang perlu dilakukan adalah bagaimana merestrukturisasi organisasi, peningkatan SDM serta penataan manajemen. Termasuk tidak melihat kemampuan penggunanya sehingga aplikasi yang dibuat atau diadakan disuatu instansi kadang tidak efektif dan efisien malah kadang menjadikan sesuatu menjadi rumit.

Faktor restrukturisasi karena sekarang ini organisasi cenderung bertingkat-tingkat (birokrasi panjang) yang sangat tergantung terhadap pimpinan sehingga tidak mempunyai krestivitas dan inovasi. Fakator sumber daya manusia, perlu peningkatan keterampilan dan pengetahuan dibidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Sedangkan faktor manajemen sangat berpengaruh terhadap perkembangan perpustakaan, karena tanpa didukung dengan manajemen yang baik pelaksanaan organisasi tersebut tidak akan berfungsi dengan baik.

F.      Kesimpulan

1.     Dalam rangka meningkatkan pemasaran terhadap layanan perpustakaan perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai, tenaga yang handal, mempunyai kredibilitas tinggi, terpercaya serta memiliki sikap mau melayani.

2.     Peningkatan layanan perpustakaan perlu didukung dengan suatu jaringan kerja sama, baik antar perpustakaan instansi, perguruan tinggi maupun perpustakan dalam negeri maupun luar negeri.

3.     Dalam rangka peningkatan mutu layanan perpustakaan untuk mendukung daya saing yang tinggi diperlukan suatu pelayanan yang prima serta tenaga yang professional.

4.     Pengelola perpustakaan dalam hal ini pustakawan harus punya inisiatif, dan inovatif dalam mendukung perubahan paradigma baru perpustakaan.

5.     Dalam peningkatan mutu perpustakaan harus ditunjang dengan sumber daya manusia yang memadai, mempunyai keterampilan, keahlian dibidang perpustakaan serta menguasai teknologi informasi.

Daftar Bacaan 

Hermawan, Rachman (2006). Etika Kepustakawanan : Suatu Pendekatan Terhadap Profesi dan Kode Etik Pustakawan Indonesia. Jakarta : Sugeng Seto.

Kartajaya, Hermawan. (2002). MarkPlus on Strategy : 12 Tahun Perjalanan MarkPlus &Co Membangun Strategi Perusahaan. Â Â Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Lasa HS. ( 2007 ). Profesi Pustakawan Tantangan dan Harapan : Pidato pengukuhan Pustakawan Utama. Yogyakarta : Universitas Gadjah Mada.

Pedoman Pembinaan Tenaga Fungsional Pustakawan. (2002) Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

Perpustakaan Dalam Dinamika Pendidikan dan Masyarak: Dilengkapi Dengan UU No.43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. (2007) Editor, FA.Wiranto. Semarang : Unika Soegijapranata.

Priyanto, ida Fajar (2007). Bahan Kuliah isu-isu Mutahir Perpustakaan dan Informasi.

Qalyubi, Syihabuddi, dkk (2007). Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi (UIN Kalijaga Yogyakarta ).

Ratminto, dkk. ( 2006 ). Manajemen Pelayanan : Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimum. Yogyakarta : Pustaka pelajar.

Sudarsono, Blasius. (2006). Â Antologi Kepustakawanan Indonesia. Â Jakarta : Pengurus IPI pusat.

Uswah, lilik Kurniawati (2007) Bahan Kuliah Isu-isu Mutahir Perpustakaan dan Informasi.